Koniec z kolejkami w urzędach? Na tę zmianę Polacy czekali od lat

Polska administracja publiczna wkracza w nową erę cyfryzacji. Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło, że 2 000 urzędów oraz instytucji publicznych przejdzie na pełne elektroniczne zarządzanie dokumentacją dzięki wdrożeniu systemu EZD RP.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD RP) to system, który ma zastąpić dotychczasowy model funkcjonowania urzędów, oparty w dużej mierze na dokumentach papierowych. Według statystyk Ministerstwa Cyfryzacji obecnie jedynie 30,6% jednostek administracji publicznej korzysta z systemów do cyfrowego zarządzania dokumentami. W pozostałych urzędach obieg dokumentów nadal wymaga drukowania i przechowywania w tradycyjnej formie.

Projekt EZD RP ma umożliwić pracownikom administracji publicznej obsługę spraw wyłącznie w formie elektronicznej, eliminując konieczność używania papierowych dokumentów. Wdrożenie obejmie urzędy miast i gmin, placówki edukacyjne, żłobki oraz inne instytucje samorządowe.

Finansowanie i cele projektu

Realizacja projektu jest możliwa dzięki finansowaniu z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Budżet na wdrożenie EZD RP wynosi 194,18 mln zł, a za realizację odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki (COI).

Główne cele projektu to:

• Pełna cyfryzacja procesów administracyjnych
• Wyeliminowanie konieczności drukowania i archiwizowania papierowych dokumentów
• Skrócenie czasu obsługi spraw urzędowych
• Integracja systemu EZD RP z platformami ePUAP i e-Doręczenia
• Ułatwienie dostępu do dokumentów dla urzędników i obywateli

Jednym z kluczowych aspektów wdrożenia jest możliwość korzystania z wersji chmurowej EZD RP. To rozwiązanie skierowane do instytucji, które nie posiadają własnej infrastruktury IT. Dzięki modelowi SaaS2 (Software as a Service) urzędy będą mogły korzystać z systemu bez konieczności inwestowania w serwery i infrastrukturę informatyczną.

W teorii i z tego co podaje samo Ministerstwo Cyfryzacji można wywnioskować, iż dzięki cyfryzacji dokumentów załatwianie spraw urzędowych stanie się szybsze i wygodniejsze. Obywatele nie będą musieli dostarczać papierowych dokumentów do urzędów – wnioski, decyzje i inne pisma będą obsługiwane wyłącznie drogą elektroniczną.

Dodatkowo, pełna integracja z ePUAP i e-Doręczeniami oznacza, że komunikacja z urzędami będzie odbywać się online, co zmniejszy kolejki i przyspieszy procedury administracyjne. Jednak czy założenia tego projektu zostaną zrealizowane wyjdzie dopiero w praniu. Wszak polskie urzędy i władza nie raz potrafią zaskoczyć, nie zawsze pozytywnie.

Wdrożenie systemu EZD RP ma zostać przeprowadzone w ciągu najbliższych kilku lat, a pierwsze urzędy rozpoczną pracę w nowym modelu już wkrótce.