Miało oszczędzać nam czas. Polacy masowo wpadli w tę pułapkę

Popularność wiadomości głosowych może mieć negatywny wpływ na efektywność pracy. Do takich wniosków doszli analitycy firmy Stakhanovets. Według przedstawionych przez nich danych po otrzymaniu wiadomości głosowej średni czas realizacji zadań służbowych może wydłużyć się o 15-20 proc., a liczba popełnianych błędów wzrosnąć nawet o 30 proc.

Jednym z głównych problemów jest sposób przyswajania informacji. Wiadomości tekstowe można szybko przejrzeć, wyłapując najważniejsze fragmenty bez konieczności czytania całości. W przypadku nagrania głosowego trzeba odsłuchać je od początku do końca. Przetworzenie wiadomości trwającej od 30 do 60 sekund może więc zająć więcej czasu niż przeczytanie tekstu zawierającego podobną ilość informacji.

Problem staje się bardziej zauważalny, gdy w służbowym komunikatorze pojawia się kilka nagrań jedno po drugim. Ich odsłuchanie i wyciągnięcie z nich najważniejszych informacji wymaga więcej czasu i może odrywać pracownika od wykonywanego właśnie zadania.

Trudniej wrócić do konkretnej informacji

Kolejnym minusem wiadomości głosowych jest wyszukiwanie informacji. W tekście można skorzystać z wyszukiwarki, wpisać odpowiednie słowo kluczowe albo szybko przewinąć historię rozmowy. W przypadku nagrania znalezienie konkretnej liczby, terminu, polecenia czy innego szczegółu często oznacza konieczność ponownego odsłuchania wiadomości.

Według analityków na ponowne przeglądanie i odsłuchiwanie starszych wiadomości pracownicy mogą przeznaczać nawet 20 proc. czasu pracy.

Problem staje się bardziej zauważalny, gdy w służbowym komunikatorze pojawia się kilka nagrań jedno po drugim.

Do tego dochodzi kwestia warunków, w których odbieramy wiadomości. Nagrania nie zawsze można wygodnie odsłuchać w biurze, komunikacji miejskiej czy innych głośnych miejscach. Odbiorca odkłada więc wiadomość na później, a następnie musi wrócić do niej i nadrobić zgromadzone informacje.

Zdaniem autorów badania stały napływ wiadomości głosowych może również zwiększać obciążenie informacyjne i utrudniać skupienie się na wykonywanych zadaniach. W środowisku pracy tradycyjna wiadomość tekstowa zostaje więc po prostu szybszym i wygodniejszym sposobem przekazywania konkretnych informacji.