Skrzynki na listy ostatecznie odchodzą do lamusa. Koniec nastąpi 1 października

Od 1 października 2026 r. kolejna grupa przedsiębiorców zostanie objęta obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń. Chodzi o firmy wpisane do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Samo uruchomienie adresu do korespondencji elektronicznej nie będzie wystarczające - równie ważne jest ustalenie, kto będzie sprawdzał skrzynkę, przekazywał dokumenty dalej i pilnował terminów.

e-Doręczenia od początku 2026 r. stanowią podstawowy elektroniczny kanał komunikacji administracji z podmiotami niepublicznymi. Od początku sierpnia wysłano w ten sposób ponad 100 mln przesyłek, a w Bazie Adresów Elektronicznych znajdowało się 4,6 mln adresów.

Nie wystarczy założyć skrzynki

Dla przedsiębiorców objętych październikowym terminem najważniejsze jest nie tylko aktywowanie adresu, ale również zorganizowanie jego obsługi. Przedsiębiorca powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitorowanie korespondencji oraz ustalić zastępstwo na czas jej nieobecności. W przypadku zmian kadrowych trzeba również aktualizować dostępy, aby wiadomości nie pozostawały bez obsługi. Dostęp do dokumentów może otrzymać także odpowiednio umocowany pełnomocnik, np. księgowy lub biuro rachunkowe.

Dostarczony mail może wymagać odpowiedzi, dokonania płatności, przedstawienia dodatkowych dokumentów lub złożenia wyjaśnień. Dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć kto odbiera korespondencję i kto odpowiada za dalsze działania i gdzie można sprawdzić ich status.

Od początku sierpnia wysłano w ten sposób ponad 100 mln przesyłek

Ma to znaczenie również ze względu na terminy. Pismo przesłane przez urząd może zostać uznane za skutecznie doręczone po 14 dniach, nawet jeśli nie zostanie otwarte. Oznacza to, że pozostawienie skrzynki bez regularnego nadzoru może mieć bolesne konsekwencje.

Firmy, które nie mają jeszcze aktywnego adresu do e-Doręczeń, powinny przede wszystkim zadbać o jego uruchomienie, jest na to ostatnia szansa. Te, które już go posiadają, mają natomiast czas na sprawdzenie, czy cały proces obsługi Doręczeń działa prawidłowo.