Twoje dokumenty mogą zniknąć za 10 lat. LibreOffice ostrzega przed pułapką Office

Cyfrowy obieg dokumentów stanowi podstawę współczesnej komunikacji. Firmy i użytkownicy indywidualni przesyłają umowy, analizy, raporty i prezentacje, nie zastanawiając się nad tym, jak długo pozostaną one czytelne. Twórcy LibreOffice podkreślają jednak, że fundamentem trwałości dokumentów jest format pliku, a dokładniej – jego otwartość. Według The Document Foundation jedyną drogą do zachowania dostępności danych w przyszłych dekadach są w pełni publiczne standardy, takie jak OpenDocument Format.

LibreOffice powstało jako rozwidlenie projektu OpenOffice.org, tworząc alternatywę dla komercyjnych pakietów biurowych. Od początku kluczową ideą była możliwość pracy na dokumentach bez uzależnienia od jednego dostawcy oprogramowania. Format ODF został zaprojektowany jako standard ISO, opracowany w ramach kontroli prowadzonej przez organizacje zajmujące się rozwojem otwartych specyfikacji. Jego dokumentacja jest jawna, proces rozwoju analizowalny, a implementacja możliwa dla każdego zainteresowanego twórcy oprogramowania.

W przeciwieństwie do tego wiele zastrzeżonych formatów biurowych opiera się na wewnętrznych rozwiązaniach konkretnego producenta. Ich struktura, choć udokumentowana fragmentarycznie, zawiera warstwy metadanych i logiki, których interpretacja w konkurencyjnych pakietach oprogramowania bywa utrudniona.

Pułapki zamkniętych formatów

Italo Vignoli z The Document Foundation zwraca uwagę na praktykę projektowania formatów w sposób utrudniający migrację. Wskazuje na przykład dokumentów tworzonych w starszych wersjach pakietu Microsoft Office. Próba ich otwarcia po wielu latach może prowadzić do błędów renderowania, utraty części formatowania lub problemów podczas konwersji. Dokument staje się w takim przypadku zależny od konkretnej wersji programu, która może już nie być dostępna na nowoczesnych systemach operacyjnych.

Microsoft wprowadził format Office Open XML, jednak TDF zaznacza, że jego struktura opiera się na schematach XML opracowanych w sposób trudny do wykorzystania w innych aplikacjach biurowych. Formalnie jest to standard, lecz jego praktyczna interpretacja wymaga mechanizmów specyficznych dla oprogramowania Microsoftu.

Archiwizacja i odporność na upływ czasu

Twórcy LibreOffice podkreślają, że długoterminowe przechowywanie danych wymaga stabilnego formatu. Pliki zapisane w ODF w momencie jego wprowadzenia pozostają otwieralne w najnowszych aplikacjach zgodnych ze standardem. Przy tym nie ma konieczności odtwarzania historycznych środowisk systemowych. W przypadku dokumentów zakończonych, które nie będą już modyfikowane, rekomendowanym rozwiązaniem pozostaje PDF, natomiast pliki robocze i archiwalne powinny trafiać do repozytoriów w formacie ODF.

Rzeczywistość użytkowa

Chociaż TDF ostrzega przed konsekwencjami stosowania zamkniętych formatów, podkreśla także, że problem nie osiągnął poziomu krytycznego. W sytuacji, gdy zachodzi konieczność odczytania dokumentów z wcześniejszych dekad, możliwe jest wykorzystanie emulacji lub wirtualizacji. Takie środowiska potrafią uruchomić dawne wersje pakietów biurowych na współczesnych komputerach. Różnica polega jednak na wysiłku i czasie, które trzeba poświęcić, by ten odczyt w ogóle był możliwy.

W długiej perspektywie pytanie nie brzmi czy standardy otwarte będą potrzebne, lecz kiedy ich brak ujawni pełną skalę problemu. Historia informatyki pokazuje, że dane mają tendencję do trwania znacznie dłużej niż narzędzia tworzone do ich obsługi.