Word rusza stare formatowanie. Umowa ma 12 stron? Policz jeszcze raz

Microsoft przygotowuje dość drastyczne zmiany w Wordzie, które mogą uciążliwe dla osób przechowujących archiwa dokumentów utworzonych kilkanaście lat temu. Firma zamierza wycofać część ustawień trybu zgodności odpowiedzialnych za zachowanie oryginalnego formatowania starszych plików. Na liście potencjalnych konsekwencji znalazły się przesunięte obrazy, zmienione odstępy między wierszami, a nawet inna liczba stron.

Microsoft opublikował w panelu administracyjnym komunikat MC1551147 dotyczący wycofania wybranych ustawień zgodności w desktopowej wersji Worda. Tryb zgodności pozwala współczesnym edycjom programu prawidłowo wyświetlać dokumenty przygotowane w starszych wersjach pakietu Office. Przez lata Microsoft modyfikował mechanizmy odpowiedzialne za rozmieszczanie tekstu, grafik i pozostałych elementów na stronie. Zachowanie dawnych ustawień pomaga uniknąć niepożądanych zmian podczas otwierania archiwalnych plików.

Firma chce teraz uprościć mechanizm zarządzania układem dokumentów i zapewnić bardziej jednolite działanie aplikacji na różnych platformach. Nie ujawniła jednak dokładnej listy opcji przeznaczonych do usunięcia.

Producent już teraz zaleca zabezpieczenie ważnych dokumentów poprzez zapisanie ich w formacie PDF. Pierwszy etap zmian zaplanowano na grudzień 2026 roku.

Stare dokumenty mogą wyglądać zupełnie inaczej

Najbardziej narażone na problemy będą pliki utworzone lub zapisane w Wordzie 2010 oraz wcześniejszych wydaniach edytora. Po wycofaniu ustawień zgodności aplikacja może inaczej interpretować rozmieszczenie poszczególnych elementów dokumentu.

Zmianie mogą ulec odstępy między wierszami, położenie akapitów oraz podział tekstu na strony. Grafiki i kształty mogą zostać przesunięte, a niektóre elementy trafić na kolejne strony. Problem będzie szczególnie dotkliwy w przypadku rozbudowanych raportów, umów, formularzy czy dokumentacji technicznej.

Zmiany w Wordzie ruszą w grudniu. Nie wszyscy zostaną nimi objęci

Według harmonogramu Microsoftu wycofywanie starszych ustawień rozpocznie się w grudniu 2026 roku w aplikacji dla systemu Windows. Użytkownicy komputerów Mac mają otrzymać zmodyfikowaną wersję Worda w maju 2027 roku.

Istnieje jednak ważne zastrzeżenie. Opublikowany harmonogram dotyczy środowisk GCC, GCC High oraz DoD, przeznaczonych między innymi dla amerykańskich instytucji rządowych i sektora obronnego. Na razie nie wiadomo, kiedy i czy identyczne zmiany obejmą standardowe subskrypcje Microsoft 365 dla klientów indywidualnych oraz przedsiębiorstw.

Microsoft radzi zapisywać dokumenty jako PDF

Osobom przechowującym ważne pliki sprzed kilkunastu lat Microsoft zaleca wyeksportowanie ich do formatu PDF. Pozwoli to zachować obecny układ stron niezależnie od przyszłych modyfikacji silnika renderującego Worda.

Warto jednocześnie pozostawić oryginalne pliki w formacie DOC lub DOCX, szczególnie jeśli dokumenty nadal wymagają edycji, a PDF wykorzystać jako kopię zapasową.