Ranking drukarek biurowych 2026 - TOP 10 najlepszych modeli

Jeśli chodzi o drukarki, czy szeroko pojęte urządzenia wielofunkcyjne, współczesne firmy oczekują od nich nie tylko wysokiej jakości wydruków, ale również niskich kosztów eksploatacji, szybkiej pracy oraz bezproblemowej integracji z komputerami, smartfonami i usługami chmurowymi. Niezależnie od tego, czy mówimy o małym biurze rachunkowym, kancelarii, agencji marketingowej czy kilkuosobowym przedsiębiorstwie, odpowiednio dobrana drukarka potrafi realnie wpłynąć na komfort codziennej pracy.

Rok 2026 przynosi wiele interesujących urządzeń wyposażonych w systemy stałego zasilania atramentem, wydajne tonery laserowe oraz rozbudowane funkcje wielofunkcyjne. Coraz większą rolę odgrywają automatyczne podajniki dokumentów, druk dwustronny oraz możliwość obsługi dokumentów w formacie A3. Przygotowaliśmy ranking drukarek do firm, które wyróżniają się niezawodnością, ekonomią użytkowania i funkcjonalnością przydatną w codziennym środowisku biurowym, więc każdy powinien znaleźć coś dla siebie.

Ranking drukarek biurowych - TOP 10 na 2026 rok

Poniżej znajdziesz listę dziesięciu najlepszych drukarek do biura na 2026 rok, zarówno atramentowych jak i tych laserowych.

• Canon MAXIFY GX2041
• HP Smart Tank 750
• Epson L6460
• Canon MAXIFY GX4040
• Brother MFC-T930DW
• Canon MAXIFY GX7140
• Epson EcoTank L14150
• Canon i-SENSYS MF664Cdw
• HP Color LaserJet Pro MFP 3302fdw
• Brother MFC-J5340DWE

Świetna drukarka do małego biura - Canon MAXIFY GX2041

• Technologia druku: MegaTank, atramentowa pigmentowa (mono i kolor)
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak, skaner, kopiarka, faks (ADF na 35 arkuszy)
• Czas wydruku pierwszej strony: 9 s (mono) 11 s (kolor)
• Szybkość druku: do 15 str./min (mono), do 10 str./min (kolor)
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: bardzo niskie
• Rozdzielczość druku: do 600 × 1200 DPI
• Cena: ok. 1200 zł

Canon MAXIFY GX2041 to jedna z najciekawszych propozycji dla niewielkich biur, które drukują regularnie i chcą ograniczyć wydatki związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych. Zastosowany system MegaTank pozwala na wydruk tysięcy stron przy wykorzystaniu pojedynczego kompletu atramentów, dzięki czemu urządzenie świetnie sprawdza się podczas codziennej pracy z dokumentami.

Model oferuje pełną funkcjonalność urządzenia wielofunkcyjnego, na dodatek z dużym ekranem dotykowym i pełnym dostępem od frontu, umożliwiając wygodne skanowanie, kopiowanie oraz drukowanie materiałów firmowych z automatycznym podajnikiem ADF na 35 arkuszy. Na uwagę zasługuje również automatyczny druk dwustronny, który pozwala ograniczyć zużycie papieru.

Łączność bezprzewodowa oraz obsługa aplikacji mobilnych ułatwiają korzystanie z urządzenia przez kilku pracowników jednocześnie. To sprzęt zaprojektowany z myślą o nowoczesnym środowisku biurowym zarówno w czerni jak i kolorze, z racji obecności pigmentu w obu przypadkach, a nie tak jak u konkurencji, tylko w czerni. Kup w Ceneo.

Dla kogo ta drukarka?

Dla małych i średnich firm szukających ekonomicznej drukarki wielofunkcyjnej z bardzo niskimi kosztami eksploatacji, chcących uzyskać dostęp do trwałego druku monochromatycznego i kolorowego wynikającego z zastosowania pigmentowego atramentu.

Mała firma i niskie koszty - HP Smart Tank 750

• Technologia druku: Smart Tank, atramentowa pigmentowa (mono), barwnikowa (kolor)
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak, skaner i kopiarka (podajnik ADF na 35 arkuszy)
• Czas wydruku pierwszej strony: ok. 14 s (mono)
• Szybkość druku: do 15 str./min (mono), do 9 str./min (kolor)
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: bardzo niskie
• Rozdzielczość druku: do 1200 × 1200 DPI
• Cena: ok. 1050 zł

HP Smart Tank 750 należy do urządzeń, które skutecznie łączą wysoką jakość wydruków z niskim kosztem użytkowania. Producent zastosował system dużych zbiorników atramentu, który eliminuje konieczność częstej wymiany wkładów.

Urządzenie dobrze radzi sobie zarówno z dokumentami tekstowymi, jak i kolorowymi materiałami marketingowymi (choć bez pigmentu kolorowego jak w przypadku GX2041). Wysoka jakość wydruków sprawia, że model znajduje zastosowanie nie tylko w klasycznych biurach, ale również w firmach zajmujących się sprzedażą czy obsługą klientów.

Nowoczesny panel sterowania oraz rozbudowane funkcje mobilne zwiększają wygodę codziennej pracy. To sprzęt przygotowany z myślą o intensywnym użytkowaniu przez wiele lat. Kup w Media Expert.

Dla kogo ta drukarka?

Dla firm poszukujących wydajnego urządzenia wielofunkcyjnego o niskich kosztach eksploatacji i wysokiej jakości wydruków kolorowych, ale bez pigmentu.

Drukarka do firm bez faksu - Epson L6460

• Technologia druku: EcoTank, atramentowa pigmentowa (mono i kolor)
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak, skaner i kopiarka (ADF na 35 arkuszy)
• Czas wydruku pierwszej strony: od ok. 7 s (mono) 11 s (kolor)
• Szybkość druku: do 17 str./min (mono), 9,5 str./min (kolor)
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: bardzo niskie
• Rozdzielczość druku: do 4800 × 1200 DPI
• Cena: ok. 1600 zł

Epson L6460 to urządzenie stworzone z myślą o biurach, które każdego dnia generują dużą liczbę dokumentów, ale bez potrzeby dostępu do faksu, jak to ma miejsce w przypadku tańszego GX2041. System EcoTank pozwala znacząco ograniczyć wydatki związane z eksploatacją, a jednocześnie zachować wysoką jakość wydruków.

Model oferuje szybkie drukowanie oraz sprawnie działający automatyczny podajnik dokumentów, który usprawnia pracę podczas skanowania większych partii materiałów. Dobrze radzi sobie zarówno z fakturami, jak i rozbudowaną dokumentacją firmową. Solidna konstrukcja oraz wysoka wydajność sprawiają, że dobrze spisze się u księgowych, biurach rachunkowych, kancelariach czy domach mediowych zajmujących się marketingiem. Kup w Media Expert.

Dla kogo ta drukarka?

Dla przedsiębiorstw drukujących duże ilości dokumentów każdego miesiąca, a które nie potrzebują dostępu do funkcji faksu.

Duża wydajność, pigmentowy kolor i duży ADF - Canon MAXIFY GX4040

• Technologia druku: atramentowa, kolorowa pigmentowa, MegaTank
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak, skaner i kopiarka z ADF (35 arkuszy)
• Czas wydruku pierwszej strony: 8 s (mono), 9 s (kolor)
• Szybkość druku: do 18 str./min (mono), do 13 str./min (kolor)
• Druk dwustronny: Tak, automatyczny
• Koszty eksploatacji: bardzo niskie, butelki z atramentem MegaTank
• Rozdzielczość druku: 600 × 1200 DPI
• Cena: 1490 zł

Canon MAXIFY GX4040 od kilku lat pozostaje jednym z najpopularniejszych wyborów w segmencie drukarek biznesowych. Łączy bardzo wysoką wydajność z rozbudowanymi funkcjami biurowymi.

Urządzenie wyposażono w automatyczny podajnik dokumentów na aż 35 arkuszy oraz pojemne zbiorniki atramentu pigmentowego, które pozwalają na realizację dużych nakładów bez częstego uzupełniania materiałów eksploatacyjnych. Dużą zaletą pozostaje również wysoka jakość wydruków tekstowych i kolorowych. Model świetnie odnajduje się w środowiskach, gdzie każdego dnia przetwarzane są dziesiątki lub setki dokumentów, ze względu na funkcjonalność związaną z obecnością dużego wyświetlacza i dostępu od frontu urządzenia. Kup w Ceneo.

Dla kogo ta drukarka?

Dla firm oczekujących maksymalnej wydajności i bardzo niskiego kosztu pojedynczego wydruku, chcących uzyskać dostęp do pigmentowej jakości wydruku w czerni i kolorze, skanujących i kopiujących wiele dokumentów.

Szybka drukarka do małego i średniego biura - Brother MFC-T930DW

• Technologia druku: InkBenefit, atramentowa pigmentowa (mono), barwnikowa (kolor)
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak, skaner, kopiarka, faks (ADF na 20 arkuszy)
• Czas wydruku pierwszej strony: ok. 6 s (mono), 6,5 s (kolor)
• Szybkość druku: do 17 str./min (mono), do 16,5 str./min (kolor)
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: bardzo niskie
• Rozdzielczość druku: do 1200 × 6000 DPI
• Cena: ok. 1200 zł

Brother MFC-T930DW to urządzenie stworzone dla przedsiębiorców oczekujących wysokiej szybkości działania i dużej funkcjonalności. Producent zastosował system pojemnych zbiorników atramentu, który dobrze sprawdza się przy intensywnej eksploatacji.

Drukarka oferuje szybkie wydruki dokumentów tekstowych, automatyczny druk dwustronny oraz sprawne skanowanie większych partii dokumentów dzięki podajnikowi ADF na 20 arkuszy (nieco mniejszym niż w GX4040). Może z powodzeniem pełnić rolę głównego urządzenia w biurze, zarówno w typowym ustawieniu centralnym (ethernet), jak i rozproszonym z racji obecności dwupasmowej sieci Wi-Fi. Kup w Media Expert.

Dla kogo ta drukarka?

Dla biur potrzebujących szybkiej i wydajnej drukarki wielofunkcyjnej, które nie skupiają się w tak dużym stopniu na skanowaniu i kopiowaniu wielu dokumentów, z racji swojego mniejszego podajnika ADF.

Najlepsza drukarka do biura na dolewane tusze - Canon MAXIFY GX7140

• Technologia druku: MegaTank, atramentowa pigmentowa (mono i kolor)
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak, skaner, kopiarka i faks (D-ADF dwustronne skanowanie jednoprzebiegowe)
• Czas wydruku pierwszej strony: 5,5 s (mono) 7 s (kolor)
• Szybkość druku: do 24 str./min (mono), 15,5 str./min (kolor)
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: bardzo niskie
• Rozdzielczość druku: do 600 × 1200 DPI
• Cena: ok. 2000 zł

Canon MAXIFY GX7140 reprezentuje najwyższy segment urządzeń wyposażonych w system stałego zasilania atramentem MegaTank. To zaawansowany biurowy kombajn stworzony z myślą o masowym, wysokonakładowym użytkowaniu w wymagających środowiskach korporacyjnych oraz operacyjnych. Ogromna wydajność zbiorników pozwala bowiem wydrukować do 14 000 stron w kolorze z jednego zestawu butelek, dzięki czemu koszt pojedynczego wydruku pozostaje na ekstremalnie niskim poziomie.

Urządzenie wyposażono w dwie niezależne, w pełni zamknięte kasety dolne mieszczące łącznie aż 500 arkuszy (plus 100 arkuszy w tacy tylnej), automatyczny druk dwustronny oraz rozbudowane funkcje sieciowe z fizycznym portem LAN. W codziennej pracy komfort użytkowania zwiększa dodatkowo jednoprzebiegowy podajnik dokumentów dwustronnych (D-ADF) na 50 arkuszy, który skanuje obie strony kartki jednocześnie z prędkością do 100 obrazów na minutę. Canon MAXIFY GX7140 jest jedną z najbardziej rozbudowanych i opłacalnych konstrukcji do średniego i nawet dużego biura. Kup w Ceneo.

Dla kogo ta drukarka?

To profesjonalne i pancerne narzędzie pracy dla działów księgowości, kadr, logistyki oraz średnich biur (MŚP). Sprawdzi się wszędzie tam, gdzie kluczowa jest masowa digitalizacja dokumentacji dwustronnej, wysokie tempo pracy w kolorze oraz możliwość druku bez ciągłego uzupełniania papieru w szufladach.

Biznesowa do A3+ - Epson EcoTank L14150

• Technologia druku: EcoTank, atramentowa pigmentowa (mono), barwnikowa (kolor) – druk do formatu A3+
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak, skaner, kopiarka i faks (ADF na 35 arkuszy, A4)
• Czas wydruku pierwszej strony: ok. 5,5 s
• Szybkość druku: do 17 str./min (mono), 9 str./min (kolor)
• Druk dwustronny: Automatyczny (dla A4)
• Koszty eksploatacji: bardzo niskie, EcoTank
• Rozdzielczość druku: do 4800 × 1200 DPI
• Cena: ok. 2100 zł

Epson EcoTank L14150 reprezentuje segment wielofunkcyjnych urządzeń biznesowych wyposażonych w zintegrowany system stałego zasilania atramentem EcoTank. To drukarka stworzona z myślą o intensywnym użytkowaniu w biurach, które oprócz standardowych pism potrzebują możliwości pracy z większymi formatami nośników A3+. Duża wydajność butelek pozwala też na tani druk tysięcy stron .

Głównym wyróżnikiem urządzenia jest obsługa formatu A3+ w druku (poprzez tylny podajnik szczelinowy) przy jednoczesnym zachowaniu kompaktowych wymiarów obudowy ze skanerem A4. Maszynę wyposażono w automatyczny druk dwustronny, łączność Wi-Fi, port Ethernet oraz wygodny ekran dotykowy. Komfort pracy z wielostronicowymi umowami podnosi automatyczny podajnik dokumentów (ADF) na 35 arkuszy, a dolna kaseta mieści 250 czystych kartek A4. Kup w Media Expert.

Dla kogo ta drukarka?

Epson EcoTank L14150 została zaprojektowana dla biur potrzebujących wydruków A3+ przy zachowaniu niskich kosztów eksploatacji, ale z dostępem do standardowych druków A4 i ich skanowania, kopiowania i faksowania.

Laserowa, kolorowa drukarka do biura dla wymagających - Canon i-SENSYS MF664Cdw

• Technologia druku: laserowa, kolorowa
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak (drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faks, jednoprzebiegowy podajnik D-ADF na 35 arkuszy)
• Czas wydruku pierwszej strony: ok. 10,9 s (mono), 10,93 s (kolor)
• Szybkość druku: do 25 str./min
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: umiarkowane
• Rozdzielczość druku: do 1200 × 1200 DPI
• Cena: ok. 1350 zł

Canon i-SENSYS MF664Cdw to przedstawiciel nowoczesnych, kolorowych wielofunkcyjnych urządzeń laserowych przeznaczonych do tradycyjnych środowisk korporacyjnych. To drukarka biznesowa stworzona z myślą o intensywnej, bezawaryjnej pracy sieciowej w strukturach firmowych. Dzięki zaawansowanej technologii tonerów, urządzenie zapewnia perfekcyjną, laserową ostrość tekstu i idealne nasycenie barw korporacyjnych loogotypów.

Urządzenie wyposażono w szybki mechanizm drukujący osiągający 25 stron na minutę, automatyczny dupleks oraz jednoprzebiegowy skaner dwustronny (D-ADF) digitalizujący dokumenty z prędkością do 100 obrazów na minutę. W codziennej pracy znacząco zwiększa komfort duży, kolorowy ekran dotykowy (12,7 cm). Kup w Ceneo.

Dla kogo ta drukarka?

To nowoczesne urządzenie dla średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz grup urzędowych, które poszukują niezawodnego systemu laserowego. Sprawdzi się w biurach, gdzie liczy się błyskawiczny wydruk pierwszej strony i bezkompromisowy kolor połączony z niskim kosztem TCO.

Kompaktowa drukarka do małej firmy – HP Color LaserJet Pro MFP 3302fdw

• Technologia druku: laserowa, kolorowa
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak (drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faks, automatyczny podajnik ADF na 50 arkuszy)
• Czas wydruku pierwszej strony: ok. 10,9 s (mono), 11,0 s (kolor)
• Szybkość druku: do 25 str./min
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: umiarkowane
• Rozdzielczość druku: do 600 x 600 DPI
• Cena: ok. 1450 zł

HP Color LaserJet Pro MFP 3302fdw to urządzenie zaprojektowane jako centralny punkt obsługi dokumentów w małej firmie. Laserowy system druku zapewnia przewidywalne rezultaty i dobrą stabilność pracy nawet przy częstym użytkowaniu. Sprzęt sprawdza się tam, gdzie ważna jest jednoczesna praca wielu osób oraz szybki dostęp do funkcji drukowania i skanowania. Prędkość 25 stron na minutę pozwala utrzymać odpowiednią płynność działania.

Automatyczny podajnik ADF na 50 arkuszy znacząco przyspiesza digitalizację dokumentów i ogranicza konieczność ręcznego podawania kartek. Funkcja automatycznego druku dwustronnego dodatkowo wspiera efektywne wykorzystanie papieru. Krótki czas wydruku pierwszej strony pozwala natomiast szybko reagować na bieżące potrzeby biura, a całość została zaprojektowana z myślą o sprawnej pracy zespołowej. Kup w Media Expert.

Dla kogo ta drukarka?

To ekonomiczna w zakupie drukarka laserowa dla mikrofirm, nowoczesnych biur oraz wymagających stanowisk home office. Sprawdzi się wszędzie tam, gdzie liczy się wysoka kultura pracy, natychmiastowy start urządzenia, bezprzewodowa stabilność sieciowa 5 GHz oraz regularny druk dokumentacji handlowej w kolorze.

Drukarka do biura i A3 - Brother MFC-J5340DWE

• Technologia druku: atramentowa, kolorowa, InkBenefit
• Łączność Wi-Fi: Tak
• Wielofunkcyjność: Tak (drukowanie A3, skanowanie i kopiowanie A4 z ADF na 50 arkuszy, faks)
• Czas wydruku pierwszej strony: ok. 4,6 s (mono), 4,8 s (kolor)
• Szybkość druku: do 28 str./min
• Druk dwustronny: Automatyczny
• Koszty eksploatacji: niskie
• Rozdzielczość druku: do 4800 × 1200 DPI
• Cena: ok. 1399 zł

Brother MFC-J5340DWE reprezentuje segment profesjonalnych urządzeń atramentowych z biznesowej serii InkBenefit. To drukarka wielofunkcyjna stworzona z myślą o bardzo intensywnej eksploatacji biurowej, łącząca zaawansowane możliwości sprzętowe z atrakcyjną ceną zakupu. Zastosowanie wysokowydajnych kartridży pozwala na zachowanie niskich kosztów eksploatacji w przeliczeniu na pojedynczą stronę.

Konstrukcja wyróżnia się technologią druku Maxidrive, która pozwala na automatyczny druk dwustronny oraz bezproblemową obsługę formatu A3 za pomocą podajnika ręcznego i dolnej kasety. Komfort użytkowania podnosi wysoka prędkość druku sięgająca 28 stron na minutę, wbudowany port LAN, stabilne Wi-Fi oraz automatyczny podajnik dokumentów (ADF) na szybie skanera formatu A4. Kup w Ceneo.

Dla kogo ta drukarka?

Brother MFC-J5340DWE sprawdzi się w małych i średnich firmach potrzebujących niedrogiej drukarki atramentowej do A3.

Ranking drukarek do biura 2026 - podsumowanie

Nowoczesne drukarki biurowe coraz częściej łączą wysoką wydajność z bardzo niskimi kosztami eksploatacji. Wśród modeli atramentowych dominują urządzenia wyposażone w zbiorniki na atrament, które pozwalają drukować tysiące stron przy minimalnych kosztach pojedynczego wydruku. W przypadku firm drukujących głównie dokumenty tekstowe nadal bardzo mocną pozycję utrzymują urządzenia laserowe.

Jeżeli priorytetem są najniższe koszty użytkowania, warto zwrócić uwagę na modele Canon MAXIFY GX4040, Canon MAXIFY GX7140 oraz Epson L6460. Firmy potrzebujące wydruków w formacie A3 powinny rozważyć Epson EcoTank L14150 lub Brother MFC-J5340DWE. Z kolei użytkownicy preferujący technologię laserową mogą zainteresować się modelami Canon i-SENSYS MF664Cdw oraz HP 3302fdw.

Pytania i odpowiedzi - sekcja FAQ

Jaka drukarka jest najlepsza do małego biura?

W niewielkich firmach najlepiej sprawdzają się urządzenia wielofunkcyjne wyposażone w Wi-Fi, automatyczny druk dwustronny oraz ekonomiczny system zasilania atramentem. Pozwalają one ograniczyć koszty eksploatacji przy zachowaniu szerokiej funkcjonalności.

Czy drukarka atramentowa nadaje się do biura?

Tak. Nowoczesne modele ze zbiornikami atramentu zostały zaprojektowane z myślą o intensywnym użytkowaniu. Oferują bardzo niski koszt wydruku i często są tańsze w eksploatacji niż wiele urządzeń laserowych.

Kiedy warto wybrać drukarkę laserową?

Drukarka laserowa będzie dobrym wyborem dla firm drukujących głównie dokumenty tekstowe. Takie urządzenia zapewniają wysoką szybkość działania, dużą trwałość oraz bardzo dobrą jakość czarnego tekstu.

Czy drukarka z ADF jest potrzebna w biurze?

Automatyczny podajnik dokumentów znacząco przyspiesza skanowanie i kopiowanie wielostronicowych dokumentów. W biurach regularnie pracujących z umowami, fakturami lub dokumentacją papierową jest to bardzo przydatna funkcja.

Gdzie koszty eksploatacji są najniższe?

Najtańsze w codziennym użytkowaniu są zazwyczaj drukarki wyposażone w system stałego zasilania atramentem, takie jak Canon MegaTank, Epson EcoTank czy Brother InkBenefit Plus. W przypadku drukowania tekstu, lepszym wyborem może się jednak okazać laser, na przykład Canon i-SENSYS MF664Cdw.

Na co zwracać uwagę przy wyborze drukarki biurowej?

Zakup drukarki do firmy najlepiej rozpocząć od określenia przewidywanej liczby wydruków w skali miesiąca. To właśnie intensywność pracy urządzenia w największym stopniu determinuje dobór technologii druku oraz klasę sprzętu. W małych firmach, gdzie druk odbywa się okazjonalnie, wystarczające będą prostsze konstrukcje do ok. 1500 zł, natomiast przy dużej liczbie dokumentów miesięcznie znacznie lepiej sprawdzają się modele projektowane pod wysoką wydajność i stabilną pracę przy niskim obciążeniu jednostkowym. 

Warto również zwrócić szczególną uwagę na koszty eksploatacji, które w praktyce często mają większe znaczenie niż cena zakupu, bo niska kwota początkowa nie zawsze przekłada się na realne oszczędności w dłuższym okresie. Znacznie lepszym punktem odniesienia jest całkowity koszt posiadania, czyli TCO (Total Cost of Ownership). W tym ujęciu uwzględnia się nie tylko cenę samego urządzenia, ale również wydatki na materiały eksploatacyjne, serwis, energię oraz przewidywaną żywotność sprzętu. Dopiero taki pełny obraz pozwala ocenić, czy dane urządzenie będzie faktycznie opłacalne w perspektywie kilku lat użytkowania. 

Bardzo istotnym parametrem jest również koszt wydruku jednej strony. To wartość, która pozwala realnie porównywać różne modele drukarek niezależnie od ich ceny zakupu. Uwzględnia się w niej koszt atramentu lub tonera oraz wydajność materiałów eksploatacyjnych. W biurach generujących dużą liczbę dokumentów nawet niewielkie różnice w koszcie jednej strony mogą w skali roku przełożyć się na znaczące oszczędności lub dodatkowe wydatki.

Duże znaczenie ma także funkcjonalność urządzenia. W codziennym użytkowaniu w biurze istotne są takie elementy jak automatyczny druk dwustronny, automatyczny podajnik dokumentów oraz możliwość integracji z siecią bezprzewodową. Dzięki temu drukarka może być wykorzystywana przez wielu pracowników jednocześnie, bez konieczności ciągłego podłączania kabli czy ręcznego obsługiwania każdego zadania.

Istotnym elementem wyboru jest także format obsługiwanego papieru. W większości standardowych biur wystarczający jest format A4, jednak w branżach takich jak architektura, projektowanie czy marketing często niezbędna okazuje się możliwość druku w formacie A3, który zapewnia większą swobodę pracy z materiałami graficznymi i technicznymi.

Przed podjęciem decyzji warto również przeanalizować dostępność serwisu, ceny materiałów eksploatacyjnych oraz opinie dotyczące niezawodności konkretnego modelu. Dopiero połączenie tych wszystkich elementów z analizą TCO oraz kosztem wydruku jednej strony pozwala wybrać urządzenie, które będzie nie tylko funkcjonalne, ale też ekonomiczne w długoterminowej eksploatacji i dostosowane do realnych potrzeb biura.