​​​​​​​Fortask - sprawdzamy nowe narzędzie do zarządzania projektami

Funkcjonalność

Omówienie funkcjonalności Fortask opierać będziemy o wersję przeglądarkową oprogramowania. Dashboard podzielony jest niejako na trzy segmenty: z lewej strony znajdują się zakładki z najważniejszymi opcjami, w górnej umieszczono belkę, a po prawej stronie odnajdziemy przydatne skróty (wyszukiwanie, czat, menadżer plików, powiadomienia, dodawania poszczególnych elementów i przejmie do ustawień profilu użytkownika). Całą resztę zajmuje pole właściwego zarządzania softwarem, którego obszar można jeszcze powiększyć, zwężając listę zakładek po lewej do zwykłych ikonek, bez opisu. Bardzo przydatna z punktu widzenia osoby zarządzającej jest też możliwość filtrowania danych, co pozwala zmniejszyć liczbę wyników do tych, które nas faktycznie interesują. Fortask pozwala nawet zapisywać nasze ustawienia filtrów, żeby później móc z nich błyskawicznie skorzystać. Nie zabrakło też możliwości grupowania użytkowników według ich powiązań między sobą, np. w przypadku redakcji takiej jak nasza do jednej grupy mogą należeć redaktorzy, a do drugiej programiści, co nie wyklucza bardziej szczegółowych podziałów czy przydzielania tych samych osób do różnych grup. Co więcej, w ramach darmowego planu, poza liczbą obsługiwanych użytkowników i przestrzenią na nasze dane, nie uświadczymy praktycznie żadnych innych ograniczeń w funkcjonalności, co jest dość niecodzienne i na pewno zaliczyć trzeba jako sporą zaletę, szczególnie z punktu widzenia najmniejszych firm. 

Pierwsza karta, która uruchamiana jest też jako startowa, to Pulpit, czyli swoisty panel sterujący, od którego będziemy rozpoczynali nasz dzień pracy. Co bardzo istotne, możemy samodzielnie skonfigurować nasze widżety pod najbardziej interesujące nas kwestie, np. nowe komentarze czy czas pracy pracowników, uzyskując do nich szybki wgląd. Dalej otrzymujemy Listę zadań z wglądem w najważniejsze informacje na ich temat, w tym status czy postęp. Dodajemy tu również proste zadania, definiując wykonawcę, a także bardziej złożone podzielone na wiele etapów z udziałem wielu użytkowników. Opcji jest naprawdę mnóstwo, a cieszy też możliwość tworzenia zależności w realizacji podzadań - można choćby zdefiniować, że zanim użytkownik przejdzie do podzadania C, musi zrobić, A i B itp. Tego typu funkcji często brakuje w konkurencyjnych produktach, a szkoda, bo te sprawiają, że dashboard jest bardziej uporządkowany i łatwiej się w nim odnaleźć.

Kolejna karta to Plan pracy, gdzie w pierwszej kolejności należy zdefiniować nazwę oraz zakres dat, dla których chcemy dokonać planowania. Dalej czeka na nas kilka zakładek dedykowanych tej opcji. W Backlog mamy możliwość przeniesienia odpowiednich podzadań do naszego planu pracy. Planowanie daje możliwość dokładnego planowania pracy z podziałem na poszczególne dni, a w Pojemność planu pracy określamy pojemności godzinowe danego wykonawcy (możemy uwzględnić nawet liczbę dni wolnych). Bardzo ciekawą zakładką jest również Wykres spalania, gdzie wyświetlany jest wykres, który określa, jaki trend ma wykonywana przez nas praca w obrębie planu pracy. Dzięki niemu mamy możliwość śledzenia na bieżąco, czy praca wykonywana jest zgodnie z założeniami i jaka liczba godzin pozostała do zrobienia (prognozowana).

Wracając do głównych zakładek, Tablica jest po prostu alternatywnym widokiem listy zadań, gdzie zadania lub podzadania widoczne są w formie kolumn, a etykietami tych kolumn są ich statusy. Jest to dobre rozwiązanie, gdyż pozwala uporządkować nasze cele, poprzez stworzenie swoistego schematu kanban. Bardzo dobrym pomysłem jest również grupowanie projektów (w zakładce o tej samej nazwie) w folderach, które zawierają bardziej szczegółowe informacje na temat zadań, członków czy statystyk. Oczywiście Fortask nie zapomina o miłośnikach raportów i wykresów - w tej zakładce menadżer projektu ma możliwość ich generowania w formie plików CSV. Możemy wybrać rodzaj wykresu (słupkowy, kołowy, skumulowany, zgrupowany itp.) i zdefiniować dane, które nas interesują. Jest to bardzo proste, więc kadra kierownicza zapewne chętnie będzie korzystać z tego narzędzia.

Ostatnia zakładka, Zarządzanie, to sekcja, do której dostęp mają tylko osoby ze stosownymi uprawnieniami (każdemu użytkownikowi możemy przypisać w zależności od potrzeb różną listę uprawnień). Znajdziemy tu opcje dotyczące użytkowników, grup, projektów czy szablonów zadań. Mówiąc krótko, opcji i ustawień jakie oferuje Fortask jest naprawdę dużo i mija się z celem omawianie wszystkiego, tym bardziej, że producent wykonał bardzo dobrą robotę, wyjaśniając wszystko na swojej stronie. Warto jednak wspomnieć jeszcze, że wewnętrzny komunikator jest w stanie w dużym stopniu zastąpić dodatkowe aplikacje, których używamy w tym celu (Messenger czy Slack). Co więcej, aplikacja daje także sporo możliwości w zakresie nadzoru pracowników, w tym czasu ich pracy (co obecnie przy pracy zdalnej dla wielu pracodawców może okazać się przydatne).

*

Podsumowanie

Wszyscy zainteresowani tematem pracy zdalnej czy zarządzania zespołem powinni więc dać szansę Fortask, ponieważ jest to naprawdę funkcjonalne i szybko rozwijające się narzędzie (nowe opcje pojawiają się regularnie, a twórcy zdają się wsłuchiwać w głos użytkowników). Jego główną zaletą wydaje się być intuicyjność dashboardu połączona z wysoką funkcjonalnością, co stanowi też główną przewagę nad konkurencją, która często jest zbyt przeładowana treściami lub brakuje jej kluczowych opcji. Oczywiście pojawia się tu kwestia obowiązkowego abonamentu przy firmach liczących powyżej 3 pracowników, a nierzadko alternatywne rozwiązania są darmowe. W zamian  możemy jednak liczyć na szybkie i profesjonalne wsparcie oraz łatwość wdrażania tego systemu. Każdy musi więc sam odpowiedzieć na pytanie o oczekiwania i możliwości, a opinię można sobie łatwo wyrobić sięgając po dwutygodniowy okres próbny, do czego zachęcamy.